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Il n'y a rien de mieux que le face à face. Mais le tête à tête n'est pas toujours possible, surtout en ce moment, quand le confinement est imposé dans des villes et des pays. Pour ceux d'entre nous qui sont habitués aux contacts physiques, cela implique de revoir leur mode communication et de collaboration avec leurs collègues et leurs clients.

Heureusement, nous avons des possibilités de collaborer autrement, même en ces temps difficiles. Il s'agit juste de savoir comment les optimiser.

Décidez ce qu'il faut faire et si un appel téléphonique ou une vidéoconférence est le meilleur moyen

Les appels téléphoniques et les vidéoconférences (via Microsoft Teams, Zoom, Skype ou toute autre plateforme numérique) présentent des avantages et des inconvénients. Un coup de fil peut être une façon rapide et efficace d'échanger de l'information ou de répondre à une question, mais il ne peut pas traduire le langage corporel ou les expressions faciales qu'une vidéoconférence peut exprimer. D'un autre côté, un appel téléphonique peut créer un sentiment de complicité plus interactive, à condition que les connexions WIFI ou autres ne posent pas de problèmes. En cas d'efficacité comparable, il suffit de demander à l'interlocuteur quelles sont ses préférences.

Démarrez la conversation avec une question ouverte exprimant l'intérêt que vous portez à leur activité

Au lieu de simplement dire "Comment ça va ?" ou "La journée se passe bien ?", soyez plus précis en demandant "Comment vont les affaires ? Vous en êtes où (ouvert ou fermé) ? ou "Tout le monde va bien ?"

En ce moment, alors que beaucoup de gens font du télétravail, avec éventuellement des conjoint(e)s, des enfants ou des animaux domestiques à la maison, pendant leur travail, vous pouvez élargir cette question pour demander comment ils vont et comment ils s'adaptent aux conditions.

Déterminez les raisons de votre appel ou vidéoconférence

Il est très important d'avoir une bonne raison d'appeler ou d'avoir un meeting virtuel. Vous pouvez avoir déjà prévu une rencontre ou une vérification régulière d'un chantier ou d'une commande en cours. Vous pourriez aussi appeler parce que vous avez des informations sur la société, le marché local ou autre, susceptibles d'intéresser votre interlocuteur.

Dans ce dernier cas, il est très important d'identifier la raison de votre appel et de la mentionner au début de votre conversation. Cela aidera à favoriser une conversation supplémentaire et à maintenir un contact professionnel avec votre client.

Restez concis et percutant

La plupart des meetings ont une durée prévue (30 mn, une heure ou plus). Même s'il est important de programmer une durée pour votre appel ou vidéoconférence, restez souple et n'ayez pas le sentiment de devoir vous engager pour toute la durée.

Pour être plus percutant lors de votre appel, demandez-vous de quelles informations vos interlocuteurs  ont besoin, ou si vous pouvez partager avec eux quelque chose d'intéressant pour eux-mêmes, leur travail ou leur activité. Que se souviendront-ils de votre conversation dans un mois ? Partagez cette information, demandez s'il y a autre chose que vous puissiez faire pour les aider ou s'il y a un autre sujet dont il voudraient parler, puis terminer l'appel en lui disant "Merci".

Assurez le suivi par un email qui revient sur un ou deux thèmes de la conversation ou du meeting : cela peut renforcer ou apporter plus de détails à l'information qu'ils ont demandée, ou simplement confirmer une action en cours et ses nouvelles étapes. Cette démarche supplémentaire aide à clore la conversation.

Nous nous adaptons tous à une nouvelle façon de faire des affaires, mais nous sommes ensemble.